打印机租赁能否扼杀浪费?

市场调研公司Gartner表示:“打印、复印等文档输出的消耗是企业成本中未经审核的最后堡垒。大多数公司应该能将打印费用降低10—30%。”笔者也亲眼见过用办公打印机疯狂打印PDF版《金庸全集》的现象，而利用单位的彩色打印设备偶尔打些家庭照片更是普遍。如何控制好打印费用，并不是一个新话题。打印负荷巨大的世界500强企业，有很多选择了打印服务外包。那么打印机租赁服务是否是一剂控制打印成本的万能妙药?近日，笔者现场参观了复旦大学上海视觉

艺术学院，这是国内第一家采用打印机租赁服务的高校，所以他们上马整体打印解决方案的过程，让我们有很多经验可以共享。

为什么选择打印机租赁服务?

复旦大学上海视觉艺术学院距离上海市市区大约需要一小时车程，它错落有致的低层建筑和精致的园林景观，都富有很强的艺术气息。复旦大学上海视觉艺术学院后勤管理中心主任李雷语速不快，但却对打印成本控制有着非常精准的认识。据李雷主人介绍，这所高校的重点学科都是艺术类的，像美术、时尚设计等，所以对打印量有非常大的需求。这所学校面积较大，各学院分布分散，以往在打印管理上管理比较难。因为经常采购惠普的打印设备，所以李雷将学校的要求与惠普进行了沟通，结果最终选择了惠普的整体打印解决方案。惠普整体解决方案之所以打动了学校，李雷最看重的有六点:第一，学校首次资金投入小，可以降低新建高校的资金压力;第二，在管理方面，可以节省整体固定资产投入，也可以节省对耗材的投;第三，可以节省人力。原来每个学校都配好机器自己打印，如果买几十台打印机，需要配备一些专门的打印管理人员和维修的人员，这样的成本就提高了，而选择惠普的整体打印解决方案则不需要配专门的打印网管，出了什么问题只需要打个电话给惠普就行了;第四，提高设备使用率。原来的情况是每个办公室都放一台，有些打印机一年也不打几张纸，大大浪费了资源。现在惠普根据打印负荷情况，在学校的五个学院集中布置了打印设备，这样大大提高了设备的利用率。第五，打印成本更加透明化。按打印张数付费，可以更为有效地对每个分院的打印经费进行控制。以往设备采购和耗材采购往往还是不同部门分别采购，打印成本非常不透明，到了年底核算才知道打印的支付有多高。