打印机租赁实战!采购SOP 全攻略，带你解构细节中的魔鬼!

小至家庭、个人工作室，大至企业与各类机关场所，肯定对于打印设备有一定的需求，尤其是中小企业与大型企业，因为打印量大且使用者众，相较之下更适合较大且功能完备的落地型打印机。不过考量到器材本身的购入成本以及后续维护的诸多细节，透过「租赁」来部署打印机设备绝对是相对较合理的方式。

但对企业而言，市面上提供打印设备租赁的厂商繁多，可供选择的品牌也不少，到底该从何下手、选择的过程中又该注意哪些重点，相信是很多采购人员共同的疑问。

为解决采购人员们心中的诸多疑虑，T 小编费了一番功夫，亲自「深入虎穴」实际访谈专责打印机租赁服务的人员，为大家汇整出企业打印设备租赁的整套流程，从最一开始的资料搜集、与业务洽谈的细节内容、到设备的挑选以及实际的安装验收…同时进一步点出整个过程中，容易被大家忽略与混淆的小细节!

想为公司找到最符合组织需求的打印设备、将预算花在刀口上吗?接下来的「亲身体验」报导就为大家带来T 小编的第一手实战心得!

企业租赁打印设备经常会遇到的10 大问题

企业在处理租赁打印设备的过程中，需要考量到很多不同面向的问题，包括公司整体需求评估、老板设定的成本上限、以及各部门的特殊需求…等等，林林总总加起来问题可能多达数十甚至上百个，为了让采购人员能更快速掌握租赁打印设备的评估要点，T 小编特别将各式各样的问题浓缩提炼，归纳出10 个大方向，一起来看看有哪些吧!

问题一：每月影印/ 打印量?

在开始着手接洽打印设备租赁商前，想必采购人员们一定会先上网做一下功课，看看到底有哪些可以选择的方案，虽说市面上租赁方案五花八门，但最「基本」的评估重点，肯定就是「到底公司每个月会印几张?」，然而这个问题若要以量化方式评估，最简单的方式就是先抓出公司每个月的「影印/ 打印」总量，以目前市面上打印机租赁服务对打印量的评判标准来说，小型企业大约会落在1,000 张黑白/ 50 张彩色;而中型企业约在3,000 张黑白/ 500 张彩色，至于大型企业的月使用量则在10,000 张黑白/ 1000 张彩色以上这样的规模。

透过检视每月影印/ 打印量除了可以大略抓出每月使用成本与单张打印成本外，也能进一步估算出公司需租赁几台打印机，从前面提到的标准来看，小型企业一台即可满足，中型企业建议租赁5 台左右，至于大型企业则需要至少10 台以上。除此之外，办公室的人员与格局也得一并纳入考量-像是办公环境是否跨楼层，每个部门的人数…等，借此达到更精细的估算。值得一提的是，若公司每月打印量偏大而且使用者众多，那小编会建议挑选打印速度较快的高阶机种，以提升整体的作业效率。

细节里的魔鬼 1 ：无限印量方案!真的这么好吗?

目前在市面上常看到「xxxx 元月租就无限印量方案」的方案，所以…选这种就不用担心印量多少了对吧?其实厂商也不是笨蛋啊!低价的背后总是藏着陷阱的-通常这种所谓「无限印量方案」的方案，合约得要看仔细!因为合约中可能并不包含耗材与维修服务，简单说，厂商总是有办法从你手中赚到钱的!

问题二：黑白打印为主?或是也有彩色打印的需求?

办公室里的文件打印多半以黑白为主，彩色为辅，因此在每月的总印量中，彩色往往只有黑白的1/10 甚至更低，但实际上也有许多特定的行业-例如广告设计、企划、出版…等，对彩色打印的需求相当高，甚至有彩色打印多过黑白的状况。

据了解，一般企业打印彩色文件的比例偏低，主因在于单张打印成本较高，若以业界平均价格来计算，激光彩色打印一张为0.5块左右，喷墨单张则约0.3元，因此彩色打印需求较高的企业多半会采用喷墨机种，而且喷墨机种除了成本低之外没有任何优势，激光打印出的成品在大区域的渐层表现会更平滑，色彩呈现也更接近原稿。

细节里的魔鬼 2 ：喷墨打印品质差、文件耐用度不高?

从部分采购人员的意见中也能发现，喷墨机种给人的刻板印象不外乎是「速度慢」、「打印文件不防水」与「主机后续维护较麻烦」…等状况，而这普遍也是喷墨打印机种一直以来较不受青睐的主因，但近几年的喷墨技术已有不小的成长，也能符合企业用户的需求，因此可以发现目前许多租赁业者也开始大力推广企业级的喷墨机种。

问题三：老板很刁成本，还有哪些地方可以省钱?

企业采购的绩效多半来自大家常听到的「Cost Down」，因此从企业营运的角度出发，节省成本无疑是评估打印机租赁的一大重点!在凡事都要省的情况下，除了最显而易见的单张打印成本与租赁设备的月租费外，「耗电量」也是很值得关注但却经常被忽略的一环，主因在于，打印设备处于全时开机状态，长期累积下来的电费真的很可观!

以目前常见的激光打印机为例，虽说在待机时的耗电量并不算太高，但在打印运作时因为需要加热至200 度以上，所以瞬间耗电量会提升至1500W，差不多等同于吹风机、电热水瓶与微波炉的使用功率，对于有频繁打印需求的企业来说，每年的成本真的不少，也建议大家在选择打印机租赁时，可以再留意一下所选设备的功耗。

细节里的魔鬼 3 ：节能减碳不只为了省钱，更是善尽社会责任的表现

近几年因温室效应日益恶化，使全球频繁出现极端气候，考量到地球永续发展，节能减碳已成社会共识，更是企业经营不可忽略的重要目标。以时下最热门的「绿色办公室」议题来说，高耗电的半导体产业，除了选择更环保的绿电外，为实践节能减碳，将打印装置更换为耗电量更低的免加热式喷墨机种也是不错的做法，单台设备一年能比同级激光机种省下85% 以上电力，若以装机量50 台以上的规模计算，一年省下的电费就将近30 万元，确实是相当可观!

问题四：邻近打印机的座位没人想坐，还得搭配空气清净机?

在公司里，打印机通常会设置在与员工座位区有一定距离的位置，主要原因是激光打印机在运作时，会因机器加热而产生臭氧、废气的异味，甚至有碳粉微粒外泄的状况，这些都有可能会影响到员工的健康，正因为这样，靠近打印机旁的位置通常都不太会有员工想坐，或是得额外采购空气清净机来改善办公室的空气品质。关于这点，建议企业采购人员在选择租赁设备时，可以进一步询问业务人员是否有对应的改进方案。此外，为了避免上述问题，也建议企业透过换约时同步升级更新式的设备，更能避免这些健康上的隐患。

细节里的魔鬼 4 ：关注对环境更友善的新技术

目前企业租赁打印机多半以激光机种占大宗，但激光机种本身是以加热转印碳粉的方式来完成打印，因此无可避免的在打印时产生令人不适的气味与散布在空气中的微粒(甚至有些公司为省成本而使用劣质碳粉，这类问题就可能更严重)，故建议选用使用品牌激光打印设备的企业（如富士胶片），可以定期汰旧换新，同时选择原厂耗材确保品质。此外，强调「免加热」、且打印过程中不会产生异味或微粒的喷墨打印机，也是近几年企业用户的新选项。

问题五：打印品质需要注意哪些重点?

对企业而言，使用打印设备最基本的要求当然是内容的清晰度，以文字来说，打印出的字体是否够锐利，较小的字级是否能清晰辨识，尤其是像合约、报价单上的数字，更是不容丝毫模糊或误判的空间;此外，与盘点、统计相关的条码打印，更是仰赖好的打印效果，而这些也都会是企业在选择租赁设备时需要考量的重点。

细节里的魔鬼 5 ：不是只有激光打印才防水

以往喷墨机种打印出的文件多半给人「不能防水」的疑虑，事实上早在10 年前就已经有品牌推出像是「魔珠墨水」这类的防水打印技术，而且除了防水，也能耐萤光笔书写，甚至还能抗酒精，因此具备更长的保存年限。

问题六：打印控管的问题?

另一个相当重要的问题就是「打印控管」，尤其是使用者众多、部门结构繁杂的企业，更需要一套完整的打印控管机制，而目前比较常见的就是所谓的「靠卡打印管理」，透过公司的识别证来进行身份认证，借此控管个别员工的打印张数、控管使用者可打印黑白或彩色，甚至也能做到成本的计算与部门分帐…等进阶管理，上述这些设定都是在洽谈设备租赁时可以再额外加购的服务。

细节里的魔鬼 6 ：靠卡打印管理不只能控管成本，「资安」也是重点!

一般企业在部署打印设备时，会透过「靠卡打印管理」来达到成本控管-包括确定打印者身份、部门，并能预先配置每月打印量上限，避免员工过度浪费资源，或发生公器私用的状况。不过除了成本，建议企业在租赁打印设备时能一并选用靠卡打印管理系统的另一大主因，就是「资安」考量，由于现今企业内的印表机与打印机多以连网方式运作，因此有很大的机率会遭受骇客入侵，轻则承受资源的耗损，重则可能导致机密资料外泄。

问题七：除了基本的打印/影印，是否有其他需求?

目前可租赁的打印机种多半能整合更丰富的功能，除了基本的影印与打印外，传真也是基本功能之一，而新款的机种甚至还提供可扩充的传真与网路介面，可让同一台打印机支援多个传真线路，或区分内、外网的连结应用，提供企业更具弹性的使用方式。 

▲新款的打印机也提升了传真、网络网路的扩充性，可充分满足大型企业在传真线路与内外网整合的需求。

此外，可支援大量批次文件扫描的「自动送稿机」也是很多新款打印机的基本配备，而每月印量超过1 万张的客户，也能透过租赁厂商额外选配更专业的分页装订器，大幅提升作业效率。

问题八：后续的维护与保修是否包含在租赁合约内?

对于一般事务设备的采购，售后服务多半会有一定的保固年限，但若是以租赁方式取得打印设备，相关的售后服务都会是「标准配备」，其中包括定期保养、故障维修、使用操作上的教学与技术咨询，这类服务每一家厂商看起来虽大同小异，但比较需要注意的是「服务反应时间」，包括叫修后的回覆与实际维修后的复机时间，都会是在洽谈时得特别询问的。

细节里的魔鬼7：打印机租赁，后续服务好坏是关键!

市面上低价打印机租赁方案满天飞，但「羊毛出在羊身上」，低价的背后都暗藏玄机，像是设备租赁后一定会遇到的「保固维修」问题就是帐面上看不到的隐性成本，因此建议大家在租赁前务必确认合约内注明的售后服务范围，另外更重要的是服务团队的规模，一旦服务人员短缺不足，有极大的机率在租赁后就变成「维修孤儿」，甚至有些「一人公司」根本没有能力提供完善的服务，或厂商为了节省人工成本，报修后直接「人间蒸发」，一拖再拖的结果，公司最终还是得付出生产力下降的代价!

问题九：是否有最短租期限制?

打印机租赁合约是否有时间上的限制，也是很值得关注的重点，不过就业界现况来说，会提供所谓「最短租期」服务的方案，通常都是租赁状况较差的二手机，一般是短期活动或临时办公室需求，才会采用这种短期租赁的方案，而时间则是以一个月起跳。若是以一般原厂提供的新机租赁方案来洽谈，最短的租期则是一签五年。

细节里的魔鬼8：中古机不能租吗?其实…

前面提到许多租赁厂商会以新机绑约五年为期与企业签约，实际上，目前也可以找到不少提供二手中古机租赁服务的业者，很多人会问，如果想替公司省钱，这些中古机是OK 的吗?

从使用效益来看，建议能免则免，主因在于，一般打印设备状态最佳的时期是前三年，就好比买中古车一样，若在选择前没有仔细确认状态，很可能用没多久就得再叫修替换零件，或是旷日废时解决一些奇奇怪怪的疑难杂症，即便租赁合约中有明订保修服务，但还是会对企业生产力造成一定程度的影响，因此建议尽量不要为了前期相对低廉一些的租金，反而在后续支付更庞大的时间与金钱成本。

问题十：不容易坏的机器，才是好机器?

虽说以租赁方式取得打印机就不会有额外的保固维修成本(如前面提到，都已包含在租赁合约内)，但设备若遇到故障停机，意味着企业生产力会受到影响，所带来的有形及无形损失可说是难以估计，因此无论是选择何种方案、导入哪一种机型，设备的「稳定性」都是至关重要的。

以目前最常见的激光打印机来说，由于机体内部的结构较复杂，需要维护的零件众多，再加上机器本身需要透过加热高温转印的方式才能完成文件打印，因此对机器的耗损较大，也需要花费大量时间进行后续的维护。

细节里的魔鬼9：你真的懂打印机保养有哪些零件要顾吗?

一般人认知的打印机，需要替换的零件大概就是打印用的耗材，例如激光机种的碳粉匣、喷墨机种的墨水瓶，但实际上若将使用时间拉长，不同类型的设备要更换的零件其实比你想像的多!如激光打印机就包含滚筒组、显像槽、转印单元、加热组、纸匣取纸单元、激光光学组、碳粉回收单元与光学玻璃…等元件需要定期清理或替换，虽说一般租赁合约中会涵盖这些零件的定期保修费用，但要保养的零件愈多，意味着可能出问题的机率就愈高。这也难怪现在有不少企业转而选择结构相对较简单、维护更容易的喷墨打印机。