企业办公复印机设备租赁全攻略!Step by Step 拆解所有细节!

看完租赁复印机的10 大评估重点后，T 小编为了要详细整理出打印设备租赁实际的SOP，特别走访了富士胶片 原厂授权租赁商，和业务进行对谈，将租赁打印设备的过程完整拆解，让企业采购们在「实战」前可以先在纸上进行演练!

Step 1. 搜集厂商资讯

在选择合适的租赁方案前，免不了要花些时间「做功课」，摸透目前市面上能够选择的租赁方案。不过若是透过网络搜寻，可以发现市面上提供租赁服务的厂商相当多，主要原因是当中有许多规模偏小的自营商，提供的可能会是非原厂认证的机种，或价格较低二手翻修机，因此较难保证设备本身的品质是否足够稳定，所以小编建议大家可以从「原厂合作的通路商」下手，比较能得到好的服务品质。

▲网路上可以找到的复印机租赁厂商非常多，也有丰富的设备与方案可供选择，但在下手前会建议大家先确认厂商是否为「原厂合作通路商」，才能确保租赁设备的品质与后续的服务维护。

Step 2. 联络厂商

选定厂商后，一般最常见的会是以通电话的方式初步了解租赁方案，并提出公司在使用上有哪些需求，若不方便电话联络，也可以透过线上表单或是email 来接触洽谈。在对相关服务具备一定程度的认识后，便可直接邀约厂商进行面对面洽谈，或亲自前往原厂展示中心进一步了解可以选择的设备类型。

▲除了直接打电话联络，许多租赁厂商也提供线上表单可以让企业填上需求与联络资讯，由业务来主动联系。

Step 3. 初步洽谈，了解方案与设备布建方式

洽谈时，若选择的是原厂授权的租赁厂商，一般都会透过「客户调查表」来了解企业的需求，包括目前使用的复印机型号、正在使用的方案与每月打印量…等，藉由分析这些资讯进一步提供能切中企业真实需求的方案，而采购人员也可以透过这样的方式更明确阐述公司对打印设备的需求，包括每月打印量的评估、除了基本打印/ 影印之外的其他需求功能…等，都需要在实体面谈时厘清。

至于租赁方案的费用，主要是以设备等级来计算出每个月的基本费-这些基本费部分厂商会提供一定的「赠送张数」，同时公司也可以依照实际需求来设定最低的打印量(也可不设，印多少算多少)，若超出打印张数，则会以超印的黑白与彩色张数来计价，另外也有依据公司的印量需求设定最低打印量的方案，整体来说算是相当有弹性。

Step 4. 打印设备的挑选与品质检核

透过洽谈过程掌握公司的实际需求后，租赁商就会进行设备的推荐，这里小编也会建议采购人员可以进一步向租赁商要求设备实际打印的样本作为参考，记得黑白与彩色都要一并索取，而打印样本也可以成为日后设备实际装机之后的打印品质验证之用。

▲在选择设备的同时，也别忘了与厂商索取复印机实际打印的样本，作为判断设备是否符合需求的依据，也可以作为后续设备实际部署之后的品质检核之用。

除了打印样本检核，也会建议企业采购可以预约原厂展示中心的体验服务，可进一步了解想要租赁设备的功能。

▲除了从规格与打印样本来确认复印机是否适合自家企业，采购人员也可以透过原厂所提供的产品展示中心，预约实机体验，像知名打印大厂[富士胶片] 就在海市浦东新区峨山路185号设置有数位打印展示中心，可以提供实机体验。

Step 5. 确认方案并进行签约

确认设备与租赁方案后，即可由租赁商拟定合约，确认合约内容无误即可用印并同步确认企业内部的系统环境，包括电脑使用的Windows 系统版本，相关Server 的规格与网路设备的架构…等资讯，再约定装机时间。

有关费用的支付，通常在签约后，企业只需先支付一定的保证金即可，通常A4 打印机种一台为10,000 元，A3 打印机种一台20,000 元，至于后续的费用会依照合约的订定以月租费和打印张数来计价。

合约到底怎么算?

一般复印机租赁会以「月租费」搭配「月打印量」来计费，也就是机器租赁有一个费用，另外再以设定的月打印量来计算使用的费用，通常月打印量愈大，单张的成本就更低，或是也有租赁费用可抵打印量的计算方式。但这里要提醒大家，有些租赁厂商在介绍方案时不会讲得这么清楚，甚至狂推你「低月租」的方案，其实背后都有订定最低打印量条件，在签约前务必睁大眼睛看仔细了!

Step 6. 设备部署与后续培训训练

除了硬体设备的安装部署与功能测试，原厂认证的租赁厂商也会依照公司规模与设备数量，来规划对应的教育训练;若设备是在10 台之内，大多会在装机后现场进行教育训练，若是员工人数较多的大型企业，除了装机当天的现场教育训练外，还会再安排两到三场大型教育训练，让有需要的员工可以参加;此外，原厂认证的租赁厂商还会再提供企业电子版本的教育手册，以提供使用者后续参考之用。

原厂认证的租赁厂商多半会设置免费咨询专线，提供企业不限时数的技术咨询服务，同时也能在设备出状况时透过电话进行指导，若无法解决则会派技术人员到府处理，目前原厂认证的租赁厂商可提供2 小时内回覆、8 小时内复机的保证，甚至可以提供备用机服务，以确保企业的生产力不中断。

小结：价格低廉绝非唯一考量，满足实际需求、符合节能环保才是王道

从上述的完整攻略介绍，不难发现企业在租赁复印机的过程中，其实有非常多小细节需要格外注意，根据T 小编实际与租赁商及企业的访谈内容可得知，过去企业在评估打印设备的「成本先决」策略已经不是首选，符合企业实际需求、甚至进一步考量到节能、环保…等企业社会责任面向，也成为许多企业在评估时会打入的重要因素。

此外，对企业来说，目前在大型复印机市场上有更多新技术发展是很值得注意的，过去只有雷射机种可以选择的情况已不复存在，就拿免加热喷墨机种为例，近几年市占率都有两位数的成长，主要原因除了相较之下更低廉的打印成本外，更出色的打印品质表现也能满足时下多数企业的需求，而打印文件能防水、更耐用且保存期限更长，更符合企业实际应用的需求…等优点，也打破了许多使用者对于喷墨打印的刻板印象，在下决策前不妨多方比较一番。